『オフィス移転でご案内を送るタイミング』|オフィス移転の窓口(オフィスレイアウト・オフィス引っ越し)

『オフィス移転でご案内を送るタイミング』

オフィス移転の案内を送る時期

オフィス移転をお知らせする旨の書面は取引先やお客様に出さないといけません。

そのお知らせは「挨拶状」や「移転通知」など様々な呼び方がありますが、今は、パソコンやワープロで作った文書をファックスしたり、挨拶状を郵送で送ることがほとんどです。

そうしたオフィス移転の案内を送る・お知らせをするタイミングや時期というのは、非常に重要なものでもあります。

何故かと言うと、特に取引先の場合ですと、請求書や納品書などの伝票の住所や、商品の納品先住所といった情報をすべて変更する必要が出るからです。

そうしたことから、案内を送るのは、遅くともオフィス移転の1ヶ月~3週間前までには行うのがマナーなのです。

また、文面には「いつから新しいオフィスになるのか」についても明記するようにすることも、相手の方々が古い住所へと書類などを送ってしまった、などを起こりにくくさせるために有効ですので、合わせて注意しましょう。

このスケジュールに間に合わせるためには、送り先のリストアップ、デザインや文書の作成、印刷業者への発注といったものにかかる期間を考えると、移転日の2~3ヶ月前から準備を進め始める必要があります。

ここから、オフィス移転の案内を送るまでの流れを見ていきましょう。

オフィス移転の案内・お知らせを送るまでの流れ

まずは、「通知に必要な情報の確定」が必要です。オフィス移転の案内には、新しい住所や電話番号、ファックス番号といった情報を必ず記載しますので、そうした情報を確定させましょう。

既存ビルに入居する場合は問題ないのですが、新築ビルの場合、住所の確定が遅くなることがありますので、建設会社などに確定時期を確認するように注意しましょう。

そして、「送り先のリストアップ」をします。各部署に、取引のある企業をすべてリスト化してもらいましょう。

その際はヒアリングも交えてやった方がより効率よくできます。送付先の会社名、住所、代表者名のリストアップを行うのですが、これがエクセルなどのシートで管理していれば問題はそうありません。

ただ、名刺からそういったデータを起こす必要がある場合は、かなりの時間を要する点に注意してください。それら2つの準備が終われば、「文面やデザインを考える」段階に進みます。

その中で、どういった手段を使って送るかを決めていきます。一般的には書面という形で郵送するのがほとんどで、そうした挨拶を封筒に入れて送ることが多い一方、企業によってはハガキで行うこともありますから、ここの確認はした方が良いでしょう。

そうして最後に「封をして、投函」で完了です。封とじの数が多い場合は、複数人で協力して効率的に作業をするようにしてください。

まとめ

オフィスの案内を送る上でのタイミングや時期の側面から、流れをご紹介しました。当然のことですが、案内を送ることも含めてオフィス移転はすぐにできるものではありません。

大切なのは、行うべきことの把握と計画です。そして、それらの情報を各員と共有することもまた、とても大事なポイントです。こうした点を意識し、オフィス移転の案内をしっかりと行うようにしてください。

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