オフィス移転時の案内状の送り方|オフィス移転の窓口(オフィスレイアウト・オフィス引っ越し)

オフィス移転時の案内状の送り方

オフィス移転の案内状とは?

オフィス移転の案内状は日頃お世話になっている取引先などに、オフィスが移転したことを伝える大切なお知らせです。

もしご案内を怠った場合、取引先に迷惑をかけてしまいます。もし迷惑にならなくても、案内状送らなかったことで失礼になってしまうことが多いです。

オフィス移転は慌ただしいもので、つい連絡などを怠ってしまいがちです。忙しい状況でもお世話になっている企業にはオフィス移転の案内状を必ず送りましょう。

逆に言えば、多忙な中でもきちんとオフィス移転の案内状を送ることができれば取引先との信頼感や相手に与える印象が違ってきます。オフィス移転は取引先に 好印象を与えるチャンスです。

この記事ではオフィス移転時の案内状の作成のコツや送るタイミングをご紹介します。

オフィス移転の案内状を送るタイミング

さて、オフィス移転の案内状はいつどのように送れば良いのでしょうか? オフィス移転の案内をするタイミングはオフィスの移転の1ヶ月から2週間前までです。そうすると書類を前住所に送ってしまうというトラブルが防げます。

オフィス移転の案内状はハガキで送るのが一般的です。最近はメールでもよいというケースが増えています。 FAXも適しています。 文章で移転のお知らせをした後、大切な相手には念のため電話でも知らせるようにすると印象が良いです。

案内状の準備を始めるのはオフィス移転が決まった時です。はがきでの案内の場合、送り先のリストアップやデザイン、文章、印刷業者などでの発注などを考えると準備に2~3ヶ月はかかります。準備は早ければ早いほど良いでしょう。

企業のサイトがあればそこでも移転の告知をします。「知らなかった」という事態を防ぐためです。

オフィス移転の案内状の文章作成のポイント

はがきでオフィス移転の案内書を送る場合、インターネットなどで検索をすると文例集が載っていて便利です。案内状の文章にはいくつかのポイントがありますのでチェックしながら使ってみましょう。

例えば、案内状のタイトルは1行目の中央に記入するようにしてください。内容は分かりやすく「移転のご案内」などが適しています。

「拝啓」といった冒頭の挨拶、季節や天候を反映した言葉を使った時候の挨拶を添えた後 、本題の移転の日程などを記入してください。

冒頭の挨拶に対応する結びの挨拶をもれなく記入し、 案内状を送る年月日を書きます。日付は作成日と発送日とのずれを考慮し、わざとぼかすようにします。縁起の良い「吉日」を記入すると良いでしょう。

最後に移転先の住所と電話番号を記入して本文は完成です。 会社の正式名称と代表者の名前もしっかりと記載しておきましょう。

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