『オフィス移転でやることチェックリスト!』|オフィス移転の窓口(オフィスレイアウト・オフィス引っ越し)

『オフィス移転でやることチェックリスト!』

オフィス移転でのチェックリストは膨大な数

オフィス移転は進める上でも、また考える上でもやるべきことがとても多いものです。

インターネットで調べれば、そのチェックリストをExcelファイルやPDFファイルなどでダウンロードできるサイトが幾つもあるのですが、そうしたリストを見ると、チェック項目が70個以上あることはザラで、そしてこれでも一部だと言うのです。

オフィス移転の際のチェックリストをご紹介したいのですが、あまりにも多いので、特に注意が必要な点に絞り、そして尚且つ把握しやすいように時系列毎に分けたご紹介をしていきます。

6ヶ月前〜3ヶ月前

一般的にオフィス移転は、移転時期の6ヶ月前から動き出します。その6ヶ月前の段階で、今のオフィスを入居前の状態に戻す「原状回復」の条件を確認しましょう。

大体は、今のオフィスのオーナーが業者を指定し、それを行うことが多いですが、自分で業者を選ぶ場合もありますので、この確認や業者のチェックを忘れないようにしてください。意外とこの点でのトラブルが多いのです。

これからかかってくる時間を考慮すると、5ヶ月前くらいには内装やレイアウトの設計を完了し、依頼する業者を決めておきましょう。

そうして決まった内装から、必要なオフィス家具や棚などの什器の数やサイズがわかりますので、4ヶ月前の段階で、転用できる物・新たに必要な物のチェックを済ませます。

そして3ヶ月前には、電話やネット、コピー機などのリース業者、電源、空調といった設備に関係する各業者と打ち合わせをし、見積もりをし始めましょう。

2ヶ月前〜移転後

電話やネット、内装工事などの工事が始まるのが、2ヶ月前からです。また4ヶ月前にチェックした各種什器の発注は、このタイミングまでには済ませましょう。

他にも、2ヶ月前ともなるとやることは多く、取引先に移転の挨拶もこの段階に(遅くとも移転1ヶ月前までには)出し、取引銀行へも所在地や電話番号などの変わった情報を届け出します。

そうしていよいよ1ヶ月前には、原状回復のためのものや什器の搬入などの工事が各種業者によって行われ始めます。

またオフィス移転に伴い、記載住所が変わりますから、ゴム印や伝票、名刺や社員証などの住所変更が必要な物も忘れずにチェックする点も注意です。

移転後もやることはまだまだあり、関係官庁への届出は特に要チェックです。

なぜなら、法務局や税務署などに届け出を出さなければいけないのですが、その手続きによって期限が決められているからです。同様にそうした手続きによってかかる費用もまた違いますので、期限と手順、そして費用のチェックも事前にしておくことが肝心です。

オフィス移転をした後、不要となった什器を廃棄する場合、多くは引越し業者が廃棄などを請け負ってくれるのですが、自分で業者に頼み処分してもらう必要が出てくることもありますので、この点はチェックをした方が良いです。

非常にザッとしたご説明になってしまいましたが、オフィス移転は本当に時間がかかり、やることがとても多く複雑なものです。

その中でオフィス移転を進めていく中で何よりお伝えしたい大事な考え方は、早い段階から計画を持って慌てることなく着実にやっていくこと、です。この考え方を基本にチェックリストを作って、一つ一つ確認をしながら行ってください。

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