『オフィス移転で最初にやるべき3つのこと』|オフィス移転の窓口(オフィスレイアウト・オフィス引っ越し)

『オフィス移転で最初にやるべき3つのこと』

オフィス移転は、やること多いとは聞くけれど……

もし、オフィス移転の担当を命じられたとしたら……何をやればいいのか、何から始めればいいのか、わからない点だらけですよね。

かといって、オフィス移転というのは、適当な気持ちで行っていいものではありません。何故かと言うと、オフィス移転というのは会社や企業にとってとてつもなく大きなイベントだからです。

ですから、それだけ時間も労力もかかりますし、責任もかかるもの+持つべきものなのです。そこで、まずは最初にやるべきこととして、以下の3点を考えるようにしてみてください。

まずは「確認」

オフィス移転において、まずは確認をしましょう。どういうことかと言うと、オフィス移転には、事業の拡大と縮小という2つの真逆の要因があるからで、どちらをこれから進めていくのかを確認することは大事なことです。

具体的に言えば、縮小であれば、最低限の金額(出費)で移転を完了させる重要性がありますし、逆に拡大では、例えば現在20名の会社が移転先でどれだけの人員(50名や100名など)となるかで選ぶべきオフィスの規模が変わるはずです。

こうした側面から、特に拡大の場合は、今後「どの時期」に「どの職種」を「どのくらいの人数」増やしていき、そして上場のタイミングなどを確認し、把握することが重要です。

また、確認事項として、移転にかける予算も合わせて確認しましょう。移転費用というのは、「新しいオフィスの契約金(敷金・礼金等など)」「新しいオフィスの内装工事費」「現在のオフィスの原状回復費用」の3つに大別できます。

これらに対して、どれだけの予算をかけるのか、というのは立地や広さに始まる、オフィスビルのグレードといったもの決める上で重要な要素ですし、また指標にもなります。ですから、この点も確認しなければなりません。

「契約書の見直し」と「今のオフィスの解消点の洗い出し」

3ヶ月後に移転をする、と言ったところで、現在のオフィスの解約予告が例えば6ヶ月前ならば、そういうわけにもいきません。

一応、家賃を二重負担する形にすれば、3ヶ月後の移転を強行できないことはありませんが、よほどの事情がなければそれは避けたいはずです。

ですので、契約書を見直し、いつまでに解約予告をするべきなのかを把握しましょう。その際は、ビルの契約更新がいつ頃になっているのかも同時に確認すると良いです。

これら2つの時期(期限)によって、オフィス移転の計画やスケジュールというのはかなり変わりますので、しっかりとチェックしましょう。

そして、現在のオフィス内でどういったニーズ(課題)があるか、というのをブラッシュアップしておくことも大事です。

オフィス移転には、例えば、「部署間のコミュニケーションをもっと厚くしたい」、「空気がこもっているなどの労働環境が悪いのを改善したい」などのような業務を行う上での効率やモチベーションに影響する環境をより良くする・改善するために行う部分もあります。

そうした要望の実現や問題点の改善は、直接的に会社全体のパフォーマンスに繋がっているものですから、オフィス移転を始める時には、改善点を事前に聞き出し、まとめておくという行動もやるべきことの1つなのです。

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