『オフィスを移転するとき、メールでお知らせは必要!?』|オフィス移転の窓口(オフィスレイアウト・オフィス引っ越し)

『オフィスを移転するとき、メールでお知らせは必要!?』

オフィス移転のお知らせマナー

オフィス移転をする際は、お知らせって必要なのかな、と思った方がいるかもしれませんね。

まず真っ先にお答えしますと、取引先などお世話になっている方や企業に対して移転の案内は「必要不可欠」なものです。

この案内をするのとしないのとでは、相手の方々に対して与える印象がかなり違いますし、そして信頼関係においても大きく変わりが出ます。

これからもお世話になるのであれば、尚のことお知らせは必要不可欠です。その中で、メールで送るのか、はたまたハガキなどで送るのはどちらがマナー的に良いのかについては、一般的にはハガキで送ることが好ましいのですが、最近ではメールで送ることが増えています。

ただやはり、格式を重んじる相手や取引先に対しての案内は、失礼のないようにメールとハガキの両方を送るようにした方が間違いないでしょう。

どういった形式で送るか、に関して会社によっては、親しい取引先へは封書で送り、経理といった実務担当者に対してはFAXで送る……などのように相手に合わせ、都度方法を変えて送っている、という様々なケースがあるものです。

またそのオフィス移転のお知らせですが、一ヶ月前には送る、仮にどんなに遅くなったとしても、十日前までには行うのがマナーとされています。

オフィス移転のお知らせメールを送るポイント

メールで送る場合、ハガキとは違い季節の挨拶を使用しませんので、少し堅苦しくない印象になります。それは、取引先によっては簡素に映り、あまり良い印象を持たれない可能性と表裏一体ですので、メールで送る時は丁寧に、そして感謝を込めた内容で送ることを心がけましょう。

やはりメールは事務的な印象を強く与えてしまう可能性もありますので、そうした不安を抱くなら、丁寧な印象をアピールする手として、メールに新社屋の案内図を添える、という一手間を加えるのを勧めます。

この地図を添える一手間や一言を添えることで、取引先の方が新しいオフィスに実際に来て頂く際の有用な情報にもなりますし、丁寧で良い印象を与えられることに繋がりますからね。

この際に注意して頂きたいのはメールの種類で、HTMLメールで送ってしまうと受信自体をブロックされてしまう可能性がありますから、特に大事なオフィス移転のお知らせはテキストメールで送ることです。

その中で、新社屋の案内図を添えるわけなのですが、グーグルマップを利用して簡単に地図作成をできるサービスなどを活用したり、その地図作成の余裕がなければ、「○○駅から徒歩○分」という情報を一言添えるだけでも相手の方に対しての印象が違います。

まとめ

オフィス移転を知らせることは、ビジネスマナーとして「やらなければならないこと」の一つです。

ですから、そのお知らせを送ることも、数多くあるオフィス移転に際してやることの中の一つだと言えるのです。決して忘れたり、送信漏れのないように送り先をリスト化したり、実際に移転をする前から着実に準備をしていく意識や行動を持つようになさってください。

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