『オフィス移転、準備から完了までの流れ』|オフィス移転の窓口(オフィスレイアウト・オフィス引っ越し)

『オフィス移転、準備から完了までの流れ』

オフィス移転の流れをイメージ紹介

オフィス移転は、その会社やビルの規模などの条件によって多少の違いはありますが、一般的には移転をしようとする6ヶ月ほど前から動き始めるものです。

それだけ前から準備をし始め、計画的に進めていきますが、実際にオフィス移転が完了するまでの大まかな流れを見てみましょう。こうした情報を参考にし、大体の計画や動きをイメージしてみてください。

オフィス移転の大まかな流れ

一番初めにすることは、「移転をする目的の確認」です。

例えば、固定費を削減したいから、業務を拡大・縮小したいから、業務効率を向上させたいから……など、何の目的で移転をするのか、ということを明確にするのです。

このニーズや要望のような目的をハッキリさせておかないと、オフィスビルの選定基準もあやふやですし、後に控えるオフィスのレイアウトも決まらないので、これは基本的な部分ですが、とても重要なことなのです。

次に、「解約予告期間を確認」します。オフィスの契約解除を行う際は、前もってオーナーなどに解約予告をしなければならず、そうした解約や退去に関しての取り決めを確認する必要があるのです。

また、今のオフィスを明け渡す時は、原状回復もしなければならないので、「原状回復の条件や方法などの確認」も、オーナーやビル管理会社などに合わせて行います。

次の段階で、一番初めにはっきりさせた目的や、業務の内容などから「移転先の検討や決定」をしていきます。

その際は、最寄り駅からどれくらいの時間が掛かるかや、取引先へのアクセスに便利かなどの立地の観点、求めている面積があるかといった設備の面、そしてもちろんコストの条件から絞り込んでいくのです。

五つ目の流れが「移転計画の立案」です。
これには二つの側面があり、移転日の決定とそれに伴うスケジュールの作成です。オフィス移転には様々な工事や作業がつきものですから、そのためのスケジュールを立てなければなりません。もちろん、細々とした「手続き・庶務」に関することもこの辺りでやっていきます。

例えば、引っ越しの見積もりを依頼すること、インターネット関連の手続き、移転挨拶状の手配や取引先の業者への連絡等などです。

そうして、レイアウトやデザイン、内装などを決めていく「オフィスのプランニング」をしてから、各専門会社の手によって「内装やインフラなど各種工事が始まる」のです。

そこまで経て、いよいよ「引っ越し作業」に移ります。この際は、什器を始め様々なものの紛失を防ぐために、移すもののリスト化をしっかりと行うなどの注意が必要です。

それが終われば、「関係官庁への届け出」を行うのですが、これらは届出先によって期限が異なりますので必ず確認をして、漏れがないようにしなければなりません。

そして最後に、今までのオフィスの原状回復工事を含め「オフィスの明け渡し」と、新しいオフィスがしっかりと可動するか「移転後の確認」をして、「完了」となります。

おわりに

オフィス移転の流れを一気にまとめました。このようにオフィス移転はとても多くのやることがありますし、その流れも少し複雑です。一つ一つ確認をし、そして計画を立て、それに則って着実に進めていくことが肝心な意識だと言えます。

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