『オフィス移転をスムーズに進めるために必要な工程表とは?』|オフィス移転の窓口(オフィスレイアウト・オフィス引っ越し)

『オフィス移転をスムーズに進めるために必要な工程表とは?』

オフィス移転の上で工程表を作ることのススメ

オフィス移転をするためには非常に多くのことを行わなければなりません。
計画性を持って進めていかなければいけないため、工程表を作ることをオススメします。

なぜなら、頭の中だけで計画を立ててしまうと、間違いなくいつか、どこかの箇所で狂いが生まれてしまうからです。

そうしたことを防ぐために、また実際に把握しやすくするために、目に見える形の工程表は必ず作りましょう。また、これはプロジェクトチーム内で流れややるべきことを共有できるメリットにも繋がっています。

他にも、その工程表を見ながら「今、この段階にある」ということを説明できることは、社内の人への協力を仰ぎやすくなることや、例えば事業所の責任者に説明したりすることもできる、などのようなメリットがあるとも言い換えられます。

工程表の作り方

工程表にも幾つかの作り方があります。まずはその媒体ですが、一般的には紙に書き出すものと、エクセルデータで作るものの二つがあり、より編集しやすく、また融通の利くエクセルで作る方をここではご紹介します。

一例としては、横軸を時間、縦軸を作業項目といった形で作っていく「チェックリスト形式」があります。

他にも、左に工程名を入力する欄を作り、そこから右に担当者名・開始日・終了日と欄を作っていき、あとは今週一週間分と来週分の工程を入力できる欄を設けていく「週間形式」もありますし、似たような考え方で今度は一ヶ月分の工程を入力できるように「月間形式」といったものも作れます。

もちろん、もっと範囲を広げた工程表を作っても便利です。オフィス移転は通常ですと、移転予定日の六ヶ月前から準備を開始しますから、六ヶ月分の工程表を作ってもいいですし、三ヶ月ごとのものも使いやすいはずです。

逆に今度は範囲を狭めて、一日分の「タイムスケジュール形式」で工程表を作れば、勤務時間内でやるべきことの把握や共有を図れます。

こうした考え方や発想次第で、エクセルを利用して様々な形の工程表を作ることができますから、自身に使いやすい形を考え出すのもいいですし、あるいはインターネット上でエクセルファイルのテンプレートを配布しているサイトもありますので、気に入った工程表をダウンロードして利用するのもありです。

まとめ

オフィス移転において工程表を作ることの重要性や必要性をご説明致しました。
媒体、形式、自作、配布物問わず、どういったものでも結構ですので、必ず工程表は利用してオフィス移転の計画を立てて進めていくようにしてください。
オフィス移転はやるべきことに漏れがあると大変なことになってしまうものです。
記憶力や計画力に自信があるかないかではなく、安全性と確実性を遵守するための工程表の利用をオススメしたいのです。どうか、ご参考に。

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