『オフィスを移転するときのお知らせはどうすればいい?』|オフィス移転の窓口(オフィスレイアウト・オフィス引っ越し)

『オフィスを移転するときのお知らせはどうすればいい?』

オフィス移転のお知らせとは

企業がオフィス移転を行う際に、住所や電話番号が変わったことを取引先に知らせる(=伝える)ことを言い、「移転案内状」や「事務所移転挨拶」などの言葉で表現されます。

これはビジネスマナーとしてやらなければならないことの一つです。なぜなら、オフィス移転で住所や電話番号が変わるということは、取引先にも取引先台帳の変更や基幹システムの更新といったことを行ってもらう必要があるからです。

送り忘れがあってはなりませんので、移転業務の一つとして準備していきましょう。そうしたオフィス移転のお知らせは、取引先各所に送りますので、送り先を一覧化したリストを作るなど、尚のこと事前準備が大事なのです。

また、お知らせを送る方法として、最近ではメールで行うことが増えてきていますが、ビジネス文書の一つであるこのオフィス移転のお知らせは、改まった形式で送ることが望まれますので、ハガキや二つ折りカードが入った封筒などの書面の形で送るようにした方が良いです。

こうした書面での注意点は、お世話になっている取引先への日頃の感謝をこめることと、丁寧な印象を与えられるものにしましょう。一方で、メールを使うことが完全にマナー違反だというわけではなく、例えば取引先に複数の担当者がいる場合や、お知らせを送るのが移転日に差し迫ってしまっているなどの場合は、メールでのお知らせも併用するのがベストです。あくまで、書面で送るのが前提だということですが。

オフィス移転お知らせの内容

手紙やハガキでお知らせを送る上で、以下のポイントがしっかりと入っているかを意識しましょう。

・冒頭に時候の挨拶文。
メールなどでは使う機会が少ないかもしれませんが、手紙の場合は時候の挨拶を入れるのが礼儀ですので忘れずに記入しましょう。

また「拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」などの表現は年中使えるワードですから、覚えておくと良いかと思います。

・日頃のご愛顧、ご贔屓へのお礼。
・今後の抱負(所信表明)や、今後も変わらぬお付き合いのお願い。
・移転に関する詳細な情報(新しい住所・電話番号・新しい住所でいつから営業を始めるかなど)。

これらの内容を、簡潔にわかりやすく、且つ丁寧な文面で書くように心がけましょう。

オフィス移転のお知らせを利用して

実は、オフィス移転のお知らせもその企業のブランディングを表現するツールに成り得るものです。

例えば、ハガキのデザインをオフィスのデザインと合わせたものを送る、などの創意工夫を施せば、お知らせをするだけでなく、新しいオフィスの雰囲気を届けることも合わせてできてしまいます。

ビジネス文書だから当たり障りなく、卒なく送ればいいや、というのではもったいないと言えるかもしれません。

ですが、そのためのアイディアを練って送れなかった、では大問題です。

失礼のないように伝えるべき要点を確実に送るというのは最低限の前提条件ですから、スケジュールを組み、リストをしっかりと作るなどの準備をしていき、余裕の持った進行で取り組むようにしましょう。

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