『オフィス移転時に社内で発生する必要な作業は?』|オフィス移転の窓口(オフィスレイアウト・オフィス引っ越し)

『オフィス移転時に社内で発生する必要な作業は?』

移転説明会のススメ

オフィス移転は完了までに長い時間を要し、作業数もとても多くなります。そして、会社の規模が大きければ大きいほどに、それらに比例して時間・作業数も増えていきます。

社員数が多い場合、大切になってくるのが認識や認知の共有といった意識の面です。そうした観点から、オフィス移転に発生する必要な作業として、社内で「移転説明会」を行うことをオススメします。

移転説明会を行うこと

オフィス移転は大変な作業を通常業務と並行して行わなければいけません。

そのため、社内で移転説明会を実施する暇はないように思えるかもしれませんが、この説明会はしっかりと行う必要があるものです。

簡単な社内メールを使って通知しただけでは、見落とす社員が必ず出てきます。他にも、例えばオフィス移転の時期を明確に把握していなければ、社内の自分のスペースの整理を行えないことにもなり、準備がその分遅れてしまいます。

また、取引先に現在のオフィスはいつまでで、新しいオフィスにはいつから変わるのかといった説明もできなくなってしまいます。

こうしたことを防ぐために、オフィス移転に伴う作業の一つとして、説明会を実施する必要性が出てくるわけです。

そしてもちろん、オフィス移転の作業を「いつ、誰が、何のために、どこで、何をすべきか」といった認識を社員に把握・共有してもらえることになりますので、より効率的にオフィス移転の作業を進めていけることに繋がっています。

作業が多いから移転説明会を行わない、ではなく、作業が多いからこそ移転説明会を行う・あるいは行う必要がある、と周知させるべきことなのです。

移転説明会で大事なこと

移転説明会において大事なのは、説明すべき点を漏れなく伝えることです。

特に、「オフィス移転の目的」「移転スケジュール」「移転に伴う社員に必要な手続きと対応」の三点はしっかりと話す必要があります。

もちろん口頭だけでなく、これらの情報をまとめた冊子や資料を配布するようにしましょう。

ただ、大きな会社であれば部署毎に説明会を行うなどの対応も考えるべきです。

なぜかと言うと、できればしっかりと対面で説明を行い、社員の認識を把握する必要があるからです。何十人や何百人と多くては、それはなかなか難しいですよね。

また、業務上の理由や私用で説明会に参加できない社員のことも踏まえ、説明会の回数を増やす、もしくはそうした方々に対して個別に説明をする機会を設ける、といった方法も考え、より情報に漏れがないようにしましょう。

業務上でやることと同じように、オフィス移転における作業というのも企業にとってのプロジェクトの一つです。プロジェクトの成功に必要なものは、同じ目標に向かって一丸となって進むことですよね。

その企業の基本通りにオフィス移転においても、作業の一つとして移転説明会を行うようにして頂ければと思います。

無料見積りシミュレーション

■ オフィスの広さ
■ 営業開始時期
■ 社員数
■ 会社名
■ お名前
■ 電話番号(半角)
■ Mail(半角)