『オフィス移転を任された総務担当者のあなたがまずやるべき3つのこと』|オフィス移転の窓口(オフィスレイアウト・オフィス引っ越し)

『オフィス移転を任された総務担当者のあなたがまずやるべき3つのこと』

タスク一覧を確認する

オフィス移転の総務には様々なタスクがあります。 何から手をつけていいのかわからないという方も少なくありません。落ち着いてやるべきことをチェックしましょう。

まず重要なのはオフィス移転のタスク一覧を確認することです。総務がやるべきタスクは多岐にわたります。オフィス移転が決まった時に最初にやるタスクは、原状回復工事の見積もりです。移転の4か月前までには済ませましょう。

不動産関係のお金も総務が扱います。 不動産業者からの還付金の受け取り、補償金の支払いなどです。

新しいオフィスの館内規則の確認、移転先オフィスルールの計画や協議も総務が行います。新オフィスルールについての社内広報資料も総務が作成した方が良いでしょう。

オフィス移転はプロジェクトチームを作って実行するとスムーズですが、タスク一覧は最初に総務が把握しておく必要があります。

チェックリストを作る

プロジェクトチームを結成する場合は特にやるべきことをリストアップしておくべきでしょう。そうすれば何がどのくらい進んでいるかが分かりやすく、仕事も振りやすいためです。

庶務的なタスクもあらかじめチェックリストを作っておき、進捗を確認していくと便利です。

庶務的なタスクとは新しい社員証作り、名刺や封筒、請求書、住所などの印刷物や新しいゴム印の手配、ホームページに記載する住所変更、移転案内状の作成と送付、通勤定期券・給与振込口座支店の変更、健康診断のために使用する近隣病院の契約などです。

総務担当者一人がやるには負担が大きすぎるものが多いですが、少なくとも指示とリストアップは総務担当者がやるべきでしょう。

必要な作業や契約をしっかりとリストアップできたら机に貼るなどして他の社員とも共有しておきましょう。

期限をメモする

オフィス移転でやるべきタスクにはそれぞれ期限があります。忘れがちですが大切なのが各種届出の期限です。

新しいオフィスでも新聞、宅配、雑誌などの定期配達物を受け取るには住所変更の手続きが必要です。オフィス移転の1ヶ月前までには連絡しておかなければなりません。

また、郵便局への移転届、銀行や証券、各種加入団体への住所変更・転送手続きも必要です。郵便物の転送は手続きが完了してから最大で一週間程度おいてから始まるので、インターネットなども駆使して早めに変更届を出しましょう。

銀行への住所変更手続きも期限を重視するべきです。手続きに 登記簿謄本が必要なためです。住所変更手続きはオフィス移転後に法務局への移転登記申請書提出を済ませてから始まります。

総務自身が実行する手続きはもちろん、他の社員に各種届出の期限を聞かれた場合はしっかりと答えられるようにしておきましょう。

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