『オフィス移転時の挨拶のタイミングと注意点』|オフィス移転の窓口(オフィスレイアウト・オフィス引っ越し)

『オフィス移転時の挨拶のタイミングと注意点』

オフィス移転の挨拶について

オフィス移転の挨拶はビジネス上のマナーです。オフィス移転が決定したら、すぐにその移転をお知らせする挨拶状を送るようにしましょう。

とは言え、どのタイミングで送ればいいのか、またどういった注意点があるのかなど、悩んでしまったり気になってしまうことも多いと思います。

そういった挨拶に関することに触れていきたいと思います。そもそも挨拶状の送り方には、ハガキやメール、FAXなどの種類がありますが、一般的には、今後のお付き合いをお願いする気持ちを込めるため改まった形でハガキを利用して送ります。

ここ最近では、メールで送ることも増えていますので、こちらでも差し支えはないのですが、ただどうしてもメールでは簡略な挨拶という印象を相手の方々に与えてしまいますから、親密な関係の相手以外であればハガキと併用して送った方がベターです。

挨拶を行うタイミングについてのマナー

オフィス移転の挨拶は、その移転の一ヶ月前から遅くとも三週間前までには相手に届くように送るのがマナーです。

そうでないと、相手の方々に様々な迷惑がかかってしまいますし、トラブルが起こってしまうことにもなります。

オフィス移転をするということは住所や電話番号が変わることと同じく、取引先など相手の方々にもその情報を変更・更新してもらわなければなりません。

挨拶状が遅れた、送るのを失念していたなどのことがあっては、相手の方々が旧住所に請求書を初めとした各種重要なものを送ってしまうことが起こりえますし、それは相手の方々からの信頼感を損なうこと、ひいては自社の業績に直接的に響く問題にもなってしまいます。

ですから、このタイミングや時期についてのマナーはしっかりと押さえ、間違いなく届くようにしなければならないのです。

また、挨拶状の中で「○日より新しい住所での営業を始める」旨の内容を添え忘れることのないように注意しましょう。

挨拶状のポイントと注意点

より一般的であるハガキで挨拶状を送る場合のポイントをご紹介します。まずは、一行目にタイトルを記入するのですが、これは「事務所移転のお知らせ」や「本社移転のご案内」など、ひと目で伝わるタイトルを付けるようにしましょう。

そして、特にハガキの場合の重要な注意点として、冒頭の挨拶と時候の挨拶をセットで記入することを忘れないようにしましょう。

冒頭の挨拶は、一般的に「拝啓」を使い、それよりも丁寧な言葉を使いたい時は「謹啓」などの言葉に変えるようにします。そして移転時期に合わせた時候の挨拶文を忘れずに添えるよう気を付けてください。

また同時に、冒頭の挨拶に合った結びの挨拶を最後に記入するという点にご注意を。例えば、「拝啓」を使った場合は「敬具」がセットですし、同様に「謹啓」を用いる場合は「謹言」や「謹白」を使用することが多いです。

他には、挨拶状を作成した日を本来なら「年月日」で記入したいところではありますが、作成日と発送日にずれが生じた際に違和感が出てしまうことから、「吉日」という縁起の良い言葉を使って日付をぼやかすと良いと言われておりますので、この点も注意をしてみてください。

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