『オフィス移転をスムーズに進める計画表づくりのポイント』|オフィス移転の窓口(オフィスレイアウト・オフィス引っ越し)

『オフィス移転をスムーズに進める計画表づくりのポイント』

今のオフィスに対する問題点を把握する

オフィス移転には様々な目的があります。会社の規模によってはオフィス移転を検討してから実際に移転するまで3年ほどかかる場合も少なくありません。計画書はしっかりと作っておきましょう。

計画書を作成する際にまず確認しておきたいのが現在のオフィスに関する問題点です。新しいオフィスに期待することは何でしょうか?

それを裏返すと今のオフィスへの不満が出てきます。オフィス移転をする際は新しいオフィスを決める必要がありますが、現在のオフィスに関する問題を解決できるような物件を選ばなければあまり意味がありません。

広さが必要なのか? セキュリティを強化したいのか? オフィスの賃料を下げたいのかなど、 問題点を網羅していきます。そうすると物件の絞り込みが楽になります。

一通り問題点が出たら、具体的なステップに進みましょう。セキュリティを強化したいのであればどのドアにセキュリティを施すのかなどです。

まずは抽象的な問題から改善策の検討を順序立てて進めていけば計画書作りがとても簡単になります。

どの作業をどの業者に依頼するか決める

具体的な計画ができたら協力してくれる業者を決めましょう。オフィス移転には様々な施工工事が必要になります。工事のスケジュールの関係もあり、移転計画書はオフィス移転の希望日の7から8ヶ月前に作成しておくと余裕が持てます。

あまり多くの業者に見積もりを検討するよりも、数社ほどに絞って検討した方が優良企業を見つけやすいと言われています。見積もりに時間が取れるためです。

今使っているオフィスの原状回復工事、新しいオフィスの電気工事、内装工事、通信工事、ネットワークの構築などは専門の業者に依頼します。

新しいオフィスでは使わないような重機などが出れば廃棄処理業者に連絡しておきましょう。このような手続きだけでも多岐にわたりますので、計画書にもれなく記入しておきます。

細かい予定はチームで共有する

計画書は作るだけではなく、もれなく実行するのが大前提になります。総務担当者一人でバタバタするのは大変ですから、オフィス移転のプロジェクトチームを結成すると非常に役立ちます。

各部署から人員を確保し、担当を作って役割を分担するようにしましょう。
当日どのようなスケジュールで動くかを細かく決めておくと引っ越し作業の負担や指示のミスが減ります。 細かい予定ほどプロジェクトチームで共有しておくようにします。

プロジェクトチームはオフィス移転予定日の半年前を目処に結成しましょう。
また、賃料の二重支払いを避けるためにも、今使っているオフィスの解約予告は移転の6ヶ月前に済ませるようにします。

実際の手続きは他の誰かに頼むにしても、契約内容の確認は移転計画書を作成する担当者があらかじめやっておきたいところです。

無料見積りシミュレーション

■ オフィスの広さ
■ 営業開始時期
■ 社員数
■ 会社名
■ お名前
■ 電話番号(半角)
■ Mail(半角)