『オフィス移転のお祝いメールの送りかた(マナー・ポイントなど)』|オフィス移転の窓口(オフィスレイアウト・オフィス引っ越し)

『オフィス移転のお祝いメールの送りかた(マナー・ポイントなど)』

オフィス移転のお祝いのマナーとは?

お世話になっている取引先などが事務所やオフィスを移転したら、移転のお祝いをしなければなりません。しかし、いざとなるとどうお祝いしたらよいのか分からないという方も多いと思います。ここでは、 オフィス移転のお祝いメールの送りかた(マナー・ポイントなど)をご紹介します。

さて、オフィス移転のお祝いについては、書面で送るのが正式なマナーとなっています。慶事を祝うメッセージは縦書きの書状でお伝えするのが日本の慣習だからです。できるだけ書状を送るようにしましょう。

しかし、書状を用意している時間がない場合は、取り急ぎお祝いメールを送るのが有効な方法です。 その後改めて書状を送り、抜かりなく祝辞を述べるようにしましょう。

書状で祝辞を述べるのがビジネスマナーではありますが、相手によってはお祝いメールだけでもいいという場合もあります。 社風などを考えた上で送りましょう。

あらかじめオフィス移転のお祝いメールの送りかたを知っておくととても便利です。

メールを送るタイミングは?

ところで、オフィス移転のお祝いメールはいつ送ればよいのでしょうか? 答えは、移転を知らされてすぐです、移転完了のお知らせなどが届いたら、すぐにお祝いメールを送りましょう。

メールのみでお祝いを済ませる時はメールの末尾にお詫びの一文を添えておくとスマートです。もしはじめから書状を送る場合は、 相手のオフィスの移転日かその前日に、新しい住所に届くように送ります。

お祝いメッセージが遅れてしまうとかえって失礼にあたります。書状を送る時は少なくとも相手方がオフィスを移転してから2週間以内に届くように手配しましょう。

速達や配達日指定などのサービスを使うと良いかもしれません。

お祝いメールの文章で気をつけるポイント

オフィス移転のお祝いメールはお世話になっている取引先に送る大切なメッセージです。友人に送るメッセージのように砕けた表現は使わないようにしましょう。

しかし、文例集を丸写ししたようなあまりにもテンプレート的・儀礼的な文章は相手の心に響きません。オフィス移転を祝うと同時にできるだけ自分の言葉を使って、先方のこれからの活躍や発展をお祈りする言葉を必ず添えましょう。

お祝いメールにも冠婚葬祭で使ってはいけない不吉な言葉があります。書状ではなくお祝いメールでも、そのような意味言葉は避けなければなりません。移転祝いでは事務所やオフィスの倒産、火事、火災、閉店などを連想させる言葉は避けます。具体的な意味言葉は以下の通りです。

燃える、焼ける、火、緋、流れる、閉じる、赤、失う、壊れる、潰れる、飛ぶ、廃れる、傾く

例えば緋色のように、赤という色を示すだけでも移転お祝いメールでは不吉な印象を与えてしまいます。こうした忌み言葉は使わないように注意しましょう。

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