お知らせを送ることもオフィス移転の必要事項
オフィス移転を行うのであれば、取引先企業やクライアントなどにその旨をお知らせするのがビジネス上でのマナーです。
その方法は、ハガキや郵送などによるものと、メールで送る方法とがあります。ハガキでのお知らせが一般的ですし、格調を重んじる取引先企業に対してのお知らせともなればより無難な送り方です。
とは言え、最近ではメールでそうしたお知らせを送ることが多いですから、当然のことながら間違えた選択ではありません。
ただ、メールは無機質な印象を与えてしまう側面も持っていますので、ハガキとメールを併用するという送り方が最適と言える部分があることも事実です。
そうしたメールでオフィス移転のお知らせを送る際、署名欄についてのことを少しお話ししたいと思います。
オフィス移転のお知らせメールの署名欄
オフィス移転をすることをメールで相手に伝える場合、署名欄にそのお知らせを入れるべきかについては、一つの伝え方としてはアリです。
例えば、本文でオフィス移転をするお知らせをし、署名欄にもそうした内容を記入する、といった具合に。
一方で、オフィス移転後に送信する際のメールであればその署名欄に「新オフィスに移転しました」といった記入は積極的にするべきです。
なぜかと言うと、取引先企業やクライアント、お客様などに対し、それが注意喚起の要素となるからです。こうした署名欄への書き方の例ですが、例えばこうしたものがあります。
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＜＜○月○日に事務所を移転しました。＞＞
株式会社○○○ 部署名 役職 △△ 太郎 / △△ TAROU
〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000 Email: aaa@bbb.co.jp
URL: http://www.aaabbbccc.jp/
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こうした署名をメールに挿入すれば、オフィス移転をしたことを相手に伝えられ、相手の方が古いオフィスの住所に郵送をしてしまったり、連絡をしてしまう事故を防ぐことの一助となってくれるはずですよ。
こうした一手間を署名欄に追記し、より相手に伝わりやすくオフィス移転をすること、したことを知らせるようにしてください。
さいごに
メールの署名欄に関しての、オフィス移転でのお知らせについて少しお話ししてみました。
何より大事なのは、オフィス移転をわかりやすく伝えることです。そのための一つの方法として、署名欄が活用できます。
もちろん、オフィス移転することをしっかりと礼儀を持って伝えるべき相手に署名欄だけでのお知らせは失礼に当たります。
オフィス移転をすること、その日時や新しいオフィスの住所、電話番号などの情報をきちんとメールするのがマナーです。
またその際は、いつから営業を再開するのか、新しいオフィスは駅からどれくらいかかるのかなどの情報も伝えるようにしましょう。
地図のURLを記入するのも良いでしょう。こうしたポイントを押さえ、時に署名欄も有効活用しながらオフィス移転をわかりやすくお知らせするようにしてください。
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