オフィス移転でやること|オフィス移転の窓口(オフィスレイアウト・オフィス引っ越し)

オフィス移転コラム

オフィス移転でやること

オフィスの移転が決まり、移転プロジェクト担当の辞令がくだったあなた。 なんだか大変そうな印象はあるけれど、一体何をどうすればいいのやらと困ってしまってはいませんか? オフィス移転は定期的にあるものではないので「移転マニュアル」が社内に存在するはずもありません。 一体どうすればいいのでしょう。

オフィスの移転にはやることがたくさん!

オフィス移転は単に新オフィスを決めて、引越しをすればいい、家庭の引越しがバージョンアップしただけと考えるのは非常に危険です。 オフィスの移転とは単なるお引越しではなく、経営戦略の1つなのです。 オフィスの移転はコストカットをも実現できますし、設備も整い効率的に働けるオフィスに移ることで社員のモチベーションアップにもつながるのです。

まずはなにをすべきかを整理しましょう。

オフィス移転の際にやることは大きくわけると2つあります。

1.現事務所物件の解約手続き

まずは、現オフィスの事務所の解約予告期間および契約終了期日をチェック。 新オフィスと賃料が二重に発生しないよう注意が必要です。 また、実際に退去する直前にビルのオーナーさんあるいは管理会社に退去日を伝え、原状回復を行います。 一般の賃貸住宅とは違い、オフィスの場合は原状回復してから契約終了となります。

2.新事務所物件の入居手続き

物件の選定を行った後、新オフィスのレイアアウトや什器、OA機器などの手配、内装や電気公費などの手配が必要になります。 合わせて新オフィスの契約や引越しの手配なども行います。 公共料金申請、転居届、社内印刷物の作成なども適宜必要になります。
このほか、金融機関や関係省庁への申請やお取引先への連絡、看板の発注などの手続きもあります。 不要品や廃棄物の処理も必要です。
調整すべきこと、確認すべきこと、決定すべきことがそれこそ山のようにあります。 あまりにやることが多いとついついやることを忘れてしまうのではと心配になりますよね。
オフィス移転間近になって、手配漏れや手続きミスが発生したら大変な騒ぎです。 引越し当日、作業がスムーズにいかなかったり、移転が無事済んだはいいものの、電話が通じなかったり、インターネットに接続できなかったり、デスクが届かないといった残念な事例は実はたくさんあるのです。
こんなことになったら企業は大きな損害を被りますし、何より信頼関係が失われてしまいます。 社員のモチベーションアップどころではありません。

チェックシートを活用して対応漏れを防止

まずは、現オフィスの事務所の解約予告期間および契約終了期日をチェック。 新オフィスと賃料が二重に発生しないよう注意が必要です。 また、実際に退去する直前にビルのオーナーさんあるいは管理会社に退去日を伝え、原状回復を行います。 一般の賃貸住宅とは違い、オフィスの場合は原状回復してから契約終了となります。
オフィスの移転に際して失敗は許されません。 チェックシートを作成して、チェック漏れ手配もれを防ぎましょう。
オフィス移転バスターズのホームページには、オフィス移転チェックリストが掲載されています。 実作業系と事務作業系にわけ、やるべきことを具体的に落とし込んであります。

移転プロジェクト担当になったら、まずはこのリストのプリントアウトしオフィス移転バスターズにご相談ください。

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